Firmakort med automatisk bokføring – den enkleste veien til mindre administrasjon

#automatisering #firmakort #effektivisering

Papirkvitteringer, manuelle utlegg og etterregistrering av firmakort er fortsatt en av de største tidstyvene i små og mellomstore bedrifter. Men det finnes en langt enklere måte å gjøre det på. For mange virksomheter er faktisk firmakort med automatisk bokføring det mest effektive enkelttiltaket for å spare tid og få bedre kontroll på økonomien.

 

Hva er problemet med tradisjonelle firmakort?

De fleste firmakort fungerer slik:

·     Du får en transaksjon i banken

·     Noen må manuelt føre den i regnskapet

·     Kvitteringer må samles inn i etterkant

·     Mangler må etterlyses

·     Det blir dobbeltarbeid og frustrasjon

 

Dette fører til unødvendig administrasjon, dårlig dokumentasjon, økt risiko for feil og lite løpende kontroll. Alt dette gjør det vanskeligere å holde oversikt og kan bidra til frustrasjon i hverdagen,spesielt for små og mellomstore bedrifter som har behov for effektive løsninger i regnskapet.

 

Hva er forskjellen med moderne løsninger?

Løsninger som Cardboard og Mynt snur hele arbeidsflyten. I stedet for at du jobber i etterkant, skjer alt løpende – automatisk.

Om Cardboard og Mynt

Cardboard er en norskutviklet programvare (SaaS) som fungerer som en integrert løsning for utgiftsstyring og automatisering av bilag i regnskapet.Den brukes primært til å fange opp, tolke og bokføre kvitteringer automatisk, og integreres direkte med populære regnskapsprogrammer som Tripletex. Mynt er et selskap som tilbyr en moderne plattform for utgiftsstyring og bedriftskort integrert med regnskapssystemer.

 

Slik fungerer det i praksis

1. En ansatt bruker firmakortet (reise, drivstoff, software, utstyr)

2. Transaksjonen dukker automatisk opp i regnskapssystemet

3. Den ansatte tar bilde av kvitteringen i appen

4. Kvitteringen kobles direkte til transaksjonen

5. Bilaget er ferdig dokumentert og klart

Resultat: Med moderne løsninger slipper man alt det manuelle arbeidet, og det er ikke lenger nødvendig å jakte på kvitteringer eller utføre dobbeltarbeid. Alt skjer automatisk – transaksjoner, dokumentasjon og oversikt blir ivaretatt fortløpende. Det gir en enklere hverdag hvor både tid og energi kan brukes på viktigere oppgaver, samtidig som kontrollen over økonomien forbedres.  

 

Les også artikkelen: Fra bilagskaos til kontroll-slik automatiserer du regnskapet ditt

Den store gevinsten: Mindre administrasjon – bedre kontroll

Forskjellen er større enn mange tror.

Med tradisjonelle firmakort:

·      Etterarbeid

·      Manuelle prosesser

·      Liten oversikt underveis

Med moderne firmakort:

·      Løpende bokføring

·      Full dokumentasjon

·      Sanntidsoversikt over kostnader

For mange SMB-er er dette en av de største tidsbesparelsene de kan gjøre i økonomiarbeidet.

 

En undervurdert bonus: Kontroll på abonnementer og lisenser

Dette er et viktig poeng mange overser.

Ved å samle kostnader – spesielt software og lisenser – på ett eller få firmakort får du:

·      Full oversikt over alle abonnementer

·      Enklere kontroll på hva du faktisk betaler for

·      Bedre grunnlag for å kutte unødvendige kostnader

·      Sikring av at allekvitteringer faktisk finnes

Mange bedrifter oppdager at de betaler for verktøy de ikke bruker. Med samlet kortbruk blir dette synlig – og håndterbart.

 

Viktigste fordeler

  • Bedre kostnadskontroll: Økt innsikt i utgifter gjør det enklere å identifisere besparelser og kutte unødvendige kostnader.
  • Raskere og mer oppdatert innsikt: Sanntidsrapporter gir ledelsen bedre beslutningsgrunnlag og sikrer at økonomisk styring alltid er oppdatert.

Andre positive effekter

  • Mindre administrasjon i organisasjonen: Automatisering av rutineoppgaver frigjør tid for ansatte til mer verdiskapende arbeid og reduserer papirarbeid.
  • Mindre frustrasjon for ansatte: Enklere systemer reduserer feil og dobbeltarbeid, og gjør hverdagen mer smidig for alle.

Og kanskje viktigst: Du slipper at økonomi blir et etterslep – og får det som en løpende styringsinformasjon.

 

Hvor bør du starte?

Hvis du skal gjøre én ting for å effektivisere regnskapet: Start med firmakort og automatisering av utlegg.

Dette tiltaket er enkelt å innføre, gir raskt effekt, innebærer lav risiko og har høy verdi.

 

Vil du se hvordan dette kan fungere hos dere?

Hos MemoAccounting hjelper vi SMB-bedrifter med å automatisere økonomiprosesser – uten store prosjekter eller systembytte.

Ta kontakt med:

Øivind Roer
oivind.roer@memoservices.no
916 27 315

 

 

Se alle
Se alle